docuflow for SAP SuccessFactors 最新アップデート
docuflow for SuccessFactors に、人事文書の保管・検索・活用のあり方を変える 3 つの新機能が加わりました。本記事では、各機能の概要と導入メリットをご紹介します。
AI による人事文書の自動分類
docuflow に、AI とルールベースを組み合わせた人事文書の分類機能が加わりました。タグ付けされていない文書をまとめてアップロードするだけで、docuflow が内容を読み取って文書の種類を判別し、貴社の分類体系（タクソノミー）に沿って適切な場所に格納したうえで、ロールベース権限（RBP）を設定します。AI での判断が難しい文書だけを担当者が確認する「ヒューマン・イン・ザ・ループ」方式のため、人による確認は必要最小限で済みます。
特に効果を発揮するのが、M&A の場面です。新たな企業を統合する際には、その企業がこれまで使ってきたさまざまなシステムから、形式もファイル名もばらばらな数千件もの人事文書を引き継ぐことになります。AI 自動分類なら、これらをまとめて取り込み、1 件ずつ適切なカテゴリへ自動で振り分けられます。また、docuflow は特定のリポジトリに依存しないため、文書の格納先は、貴社が標準として利用しているリポジトリでも、任意に選んだリポジトリでも構いません。これまで数週間かかっていた手作業での整理が不要になり、統合初日から、整理済みで検索可能な状態の記録を活用できます。
HR AI アシスタント
docuflow は、SuccessFactors に直接組み込まれた HR AI アシスタントを提供しています。普段使っている言葉で質問するだけで、自分に閲覧権限のある文書をもとに、出典付きの回答が返ってきます。社内規程や各種条項、特定の従業員の記録を探すときも、どのフォルダやシステムを見ればよいかを把握しておく必要はありません。アシスタントが参照するのは、ユーザーがもともと閲覧を許可されている文書だけです。アクセス管理を損なうことなく、人事部門の手間と時間を大幅に削減できます。
このアシスタントの強みは、それを支えるオーケストレーションレイヤーにあります。外部リポジトリにある文書を安全かつ自動的にベクトル化するため、文書ライブラリを手作業で取り込んだり管理したりしなくても、常に正確で最新の情報に基づいた回答が得られます。今後は、このレイヤーを SAP Joule と直接連携させ、権限管理されたリアルタイムの文書インテリジェンスを Joule 上でもご利用いただけるようにする予定です。
My Documents と Document Search をひとつのワークスペースに統合
「My Documents」と「Document Search」が、ひとつのアプリケーションに統合されました。従来は、自分の文書を閲覧する画面と、より広いアーカイブを検索する画面を行き来する必要がありました。今回の統合により、HR 管理者は個々の従業員の文書の閲覧と、リポジトリ全体の検索を、ひとつのワークスペースで行えるようになります。クリック数や画面の切り替えが減り、人事文書に関する業務をひとつの入り口から始められます。
SAP Store で提供開始
今回のアップデートにあわせて、docuflow for SAP SuccessFactors が SAP Store で提供を開始しました。SAP をご利用のお客様は、SAP の審査を経たチャネルを通じて docuflow を直接評価し、既存の SuccessFactors 環境にどのように組み込めるかをご確認いただけます。
よくあるご質問（FAQ）
自動分類した文書は、SuccessFactors の Employee Central から利用できますか？
はい。docuflow で分類された文書には、権限を持つユーザーがすぐに、SuccessFactors 上の docuflow アプリ（My Documents／Document Search）からアクセスできます。Employee Central で作業している人事担当者も、システムを切り替えることなく、必要な文書を検索して開くことができます。
入社手続き（Onboarding）の文書も自動分類できますか？
はい。SuccessFactors Onboarding で作成された文書も、ほかの人事文書と同じように docuflow が取り込んで自動分類します。手作業で仕分けなくても、正しい場所に格納されます。
採用（Recruiting）関連の文書も自動分類できますか？
はい。SuccessFactors Recruiting の文書も、ほかの人事文書とあわせて docuflow が取り込んで自動分類するため、採用関連の記録が自動的に整理されます。なお、Recruiting ID と Employee ID の紐付けについては、docuflow チームがお客様と連携して対応します。
AI アシスタントは SAP Joule から利用できますか？
docuflow には、人事文書の検索や質問への回答を行う独自の HR AI アシスタントが搭載されています。このアシスタントは VersaFile が開発したもので、Claude や ChatGPT といった主要な大規模言語モデル（LLM）を基盤としています。SAP Joule 2.0 の一般提供開始後は、Joule からもご利用いただける見込みです。
ロールベース権限（RBP）は、文書にどのように適用されますか？
各文書は LinkCard として扱われ、SuccessFactors のロールベース権限（RBP）をそのまま継承します。つまり、各文書はひも付く従業員記録のアクセスルールに従うため、ユーザーは既存の RBP 設定どおりに文書を閲覧できます。別途権限モデルを構築・管理する必要はなく、ユーザーのロールや担当が変わった場合も、文書へのアクセス権は自動的に整合が保たれます。
VersaFile について
VersaFile は、SAP と連携したコンテンツ自動化のリーディングカンパニーです。主力ソリューション docuflow® by VersaFile を通じて、企業のコンテンツおよびデータ処理の自動化、IT ランドスケープのモダナイゼーション、そして AI を活用する未来への備えを支援しています。VersaFile は世界中の企業・組織に対し、複雑さの軽減、総所有コスト（TCO）の削減、そして目に見える成果の実現をサポートしています。
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