SAP Clean Core-Durchsetzung: Leitfaden zur Dokumentenautomatisierung und -archivierung

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Dieser Blogbeitrag ist das Transkript eines kürzlich abgehaltenen Webinars gleichen Titels, präsentiert von Sean Fitzpatrick, CEO, und Darren Peloso, CTO von docuflow® by VersaFile.

SAP Clean Core Policy

Image: SAP Clean Core Policy – Clean Core A/B/C/D model with extensibility paths and clean core levels On-slide text: SAP Clean Core Policy Keep the core clean, stricter standards, upgrade-stable and innovation-ready. In essence: Avoid custom code at the system core. Use SAP-approved extensibility points such as published APIs or side-by-side extensions in BTP. Follow a “Fit-to-Standard” first principle. Example is legacy ILM Archiving based on user exits and data manipulation

Sprechen wir also über SAP Clean Core. Letztes Jahr schien Clean Core eine Frage von 1 oder 0 zu sein. Entweder man erfüllte Clean Core-Standards oder nicht. Natürlich war das nicht die Realität, mit der Unternehmen starten konnten.

Wir freuen uns, dass SAP nun das Konzept von Clean Core A, B, C oder D eingeführt hat. Es ermöglicht Teams, ihren aktuellen Stand besser einzuschätzen und einen Fahrplan für den Weg zu „A“ zu entwickeln, was durchaus anspruchsvoll ist. Für Unternehmen, die keinen Greenfield-Ansatz verfolgen, wird es Zeit brauchen, da selbst die meisten Anbieter derzeit noch nicht vollständig Clean Core A erreichen.

Ich war letztes Jahr auf einer ASUG-Konferenz, wo das Team von Exxon Mobil seine Roadmap für S/4 der kommenden Jahre vorstellte. Laut ihren Plänen bestanden 95 % der Funktionen aus einem komplett neuen Kern. Die restlichen 5 % umfassten Features, die noch von SAP oder anderen Partnern bereitgestellt oder in bestehende Erweiterungen integriert werden mussten. Kurz gesagt: Nur wenige Funktionen werden von Anfang an vollständig integriert sein. Daher ist es ratsam, eine Roadmap zu erstellen und mit Anbietern zusammenzuarbeiten, die sich diesem Ziel verschrieben haben.

Ein weiterer Bereich, in dem wir unerwarteterweise eine stärkere Betonung des „Clean Core“-Ansatzes beobachten, ist die Veröffentlichung von S/4 2023 und 2025. Hierbei unterstützen einige Funktionen für die Anhangsverwaltung oder neue Features für die Inhaltsintegration ausschließlich CMIS und nicht ArchiveLink. Achten Sie darauf. Auch bei der ILM-Datenarchivierung gibt es Änderungen. SAP hat die Verwendung von User Exits eingestellt, die einige ältere Archivierungslösungen zur Erfüllung der ILM-Anforderungen nutzten. Dies könnte zukünftig zu Problemen beim Datenabruf führen, wenn Sie keine Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Ein sauberer Kern „A“ bedeutet heute, dass Ihr SAP-System innerhalb seiner Grenzen fehlerfrei ist und keine kundenspezifischen Codes, Add-ins, Transporte usw. enthält. Jegliche Integrationen, Add-on-Lösungen oder Anpassungen erfolgen über von SAP freigegebene Erweiterungspunkte wie veröffentlichte APIs oder die parallele Verfügbarkeit von Erweiterungen innerhalb von SAP BTP. Darüber hinaus verfolgen Ihre Prozesse wahrscheinlich einen „Fit-to-Standard“-Ansatz. Hinterfragen Sie bei gängigen Prozessen, warum Sie überhaupt Anpassungen benötigen. Überwiegt der Nutzen die Kosten für Erstellung, Wartung und die technischen Schulden, die agilere Systemaktualisierungen behindern könnten?

docuflow Clean Core „A“-Säulen

Image: docuflow Clean Core “A” Pillars – SaaS / Cloud Based – NO code On-slide text: Document Storage in any repository – simplified no code configuration-based archiving Metadata Augmentation – enrich content via Odata API’s and configuration Intelligent Document Routing – routing is based on enriched metadata and external rules Inbound SAP Linking – configuration and Odata based – no code Resiliency and Recovery – asynchronous execution, controlled retries and recovery SAP Certified – Integration with SAP S/4HANA SAP Certified – Built with SAP Business Technology Platform NEW SAP Clean Core Certification Coming

Bei docuflow haben wir uns von Anfang an auf vier Kernpunkte konzentriert, um heute eine Clean-Core-Lösung der Spitzenklasse anzubieten. Dazu gehört unsere Ausrichtung auf SaaS und Cloud sowie die Bereitstellung einer konfigurierbaren Plattform, die ohne Programmierung auskommt. Ein zentrales Prinzip und Alleinstellungsmerkmal gegenüber traditionellen ECM-Anbietern ist die Repository-Unabhängigkeit von docuflow. So können Sie Anhänge, Ausgaben und Datenarchive inklusive Metadaten in jedem beliebigen Repository speichern – ganz ohne Programmierung und Konfiguration.

Metadaten gewinnen für Unternehmen zunehmend an Bedeutung, um Automatisierung und echte, wertschöpfende KI-Anwendungsfälle zu realisieren. Es reicht nicht mehr aus, nur einfache Archivierung und Speicherung zu betrachten. Durch das Hinzufügen von Metadaten können wir robustere und automatisierte Governance-Prozesse anstoßen und so Kosten sparen. Wir automatisieren Aufgaben und Prozesse, um die Zeit Ihrer Nutzer zu entlasten, und fügen Inhalten oder Inhaltsabschnitten umfassenden Kontext hinzu, um den Bedarf Ihres Unternehmens an KI-Anwendungsfällen zu decken. Je mehr Kontext Sie haben, desto genauer und zuverlässiger sind die Ergebnisse, die Sie mit generativer KI erzielen. Dies steigert die Akzeptanz und führt zu einem messbaren ROI. In unseren Laboren testen wir heute eine neue Lösung, mit der Sie mithilfe von GEN AI Informationen präzise und zuverlässig aus Betriebsabläufen, Richtlinien und Arbeitsanweisungen extrahieren können. Alles im Kontext Ihrer aktuellen SAP-Aktivitäten – das spart Ihnen Zeit im Vergleich zur mühsamen Suche nach bestimmten Informationen in Dokumenten. Ohne umfangreiche Metadaten wäre dies nicht möglich.

Bei komplexeren Anwendungsfällen gewinnt das Dokumentenrouting an Bedeutung. Nicht alle Repositories sind gleich. Manche Organisationen unterliegen unterschiedlichen Governance- und Compliance-Anforderungen und benötigen daher Flexibilität bei der Speicherung ihrer Inhalte im Repository. Intelligentes Dokumentenrouting basiert auf Regeln und Metadaten.

Ein weiteres gängiges Konzept für unsere Kunden ist die Verarbeitung und Verknüpfung von Inhalten in SAP. Inhalte stammen aus verschiedensten Quellen wie E-Mails, Portalen, Integrationsdiensten usw. Beim Eingang enthalten die Inhalte oft nur minimale Metadaten. Wir müssen lediglich die relevanten SAP-Geschäftsobjekte in SAP finden und einen Anhangslink zum Dokument im Repository erstellen. Auch hier wird erwartet, dass dies alles ohne Programmieraufwand möglich ist.

Schließlich kann es jederzeit zu unerwarteten Störungen kommen – sei es durch Cloud-Ausfälle oder Internetunterbrechungen. Saubere Kernsysteme müssen daher mehr denn je über integrierte Ausfallsicherheit, Wiederherstellungsfähigkeit, Leistung und Fehlertoleranz verfügen, da immer mehr Dinge außerhalb unserer Kontrolle liegen und die Datenmengen steigen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass unser Cloud- und SaaS-orientierter Ansatz auch weiterhin fortschrittliche Funktionen in Docuflow bereitstellen wird – ganz ohne Programmierung und ohne Transporte zu SAP.

docuflow Clean Core „A“-Ansatz

Image: docuflow for SAP Clean Core Solution Architecture – Using Microsoft SharePoint Online as an example

Zum Schluss noch unsere letzte Folie, bevor wir uns eine Demo von Docuflow ansehen. Diese vereinfachte Architektur veranschaulicht unseren Clean Core „A“-Ansatz anhand von Microsoft SharePoint Online als Beispiel-Repository. Dies gilt gleichermaßen für Box, jedes IBM-Repository oder beispielsweise AWS S3. Gehen wir den Prozess nun Schritt für Schritt durch.

Beginnend bei Schritt #1 Sobald Anhänge zu SAP-Geschäftsobjekten hinzugefügt werden – entweder über GOS, DMS oder ein Drittanbieter-Tool – oder sobald SAP Ausgaben wie beispielsweise eine Bestellung erstellt, erfasst Docuflow das Dokument mithilfe von ArchiveLink oder CMIS und leitet es zur Verarbeitung an Docuflow weiter.

#2 Die Docuflow-Regel-Engine ermittelt, ob das Dokument weiterverarbeitet oder lediglich archiviert und nur mit Systemmetadaten versehen werden muss. Ist eine Weiterverarbeitung erforderlich, erfolgt in Schritt #3 die Kommunikation von Docuflow mit BTP und unseren APIs in Cloud Foundry. Diese erfassen die für die Weiterverarbeitung benötigten Metadaten.

Schritt #4 liefert die benötigten Metadaten, die von Docuflow verarbeitet werden. Schritt #5: Das Dokument wird korrekt weitergeleitet und am richtigen Ort abgelegt. Bei Bedarf werden neue Ordner erstellt und die aus SAP übertragenen Metadaten angewendet. Diese Metadaten können verwendet werden, um automatisierte Prozesse auszulösen, Tags zu setzen, Benachrichtigungen zu versenden oder andere Automatisierungen auszuführen, einschließlich Integrationen in andere Unternehmenssysteme oder Portale.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was bedeutet SAP Clean Core im Jahr 2026 wirklich?

Im Jahr 2026 ist SAP Clean Core kein binärer Zustand mehr, in dem Systeme entweder konform sind oder nicht. SAP definiert Clean Core nun anhand von Reifegraden – A, B, C und D –, sodass Unternehmen ihren aktuellen Stand bewerten und einen realistischen Weg in die Zukunft planen können. Clean Core „A“ repräsentiert den höchsten Standard und ist schwer zu erreichen, insbesondere in bestehenden Umgebungen. Selbst fortgeschrittene SAP-Kunden berichten, dass sie nahe dran sind, das Ziel aber aufgrund von Abhängigkeiten von SAP-eigenen Funktionen oder Anpassungen durch Partner noch nicht vollständig erreicht haben. Erwartet wird Fortschritt entlang eines Fahrplans, nicht sofortige Perfektion.

Wie können Unternehmen den Übergang zu SAP Clean Core „A“ schaffen, ohne alles auf einmal neu zu schreiben?

Unternehmen können SAP Clean Core „A“ erreichen, indem sie einen stufenweisen Fahrplan verfolgen, anstatt umfangreiche Neuentwicklungen vorzunehmen. Dieser Ansatz basiert darauf, Anpassungen und Integrationen vom SAP-Kern auf von SAP freigegebene Erweiterungspunkte zu verlagern. Parallele Erweiterungen in der SAP Business Technology Platform und die Nutzung veröffentlichter APIs sind dabei zentral. Die meisten Unternehmen benötigen Zeit, um bestehende Funktionen zu modernisieren. Die Zusammenarbeit mit Anbietern, die sich der Clean-Core-Anpassung verschrieben haben, ist daher entscheidend. Ziel ist der stetige Abbau technischer Schulden bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung des laufenden Betriebs.

Wie und warum setzt SAP Clean Core jetzt aggressiver durch?

Die Durchsetzung von SAP Clean Core ist mit den jüngsten S/4HANA-Releases, insbesondere 2023 und 2025, deutlicher geworden. Einige neue SAP-Funktionen unterstützen nun ausschließlich CMIS-basierte Integrationen, wodurch die Unterstützung älterer Ansätze wie ArchiveLink in bestimmten Szenarien entfällt. Darüber hinaus hat SAP die von einigen älteren ILM-Archivierungslösungen verwendeten Benutzerexits eingestellt. Diese Änderungen erhöhen das Risiko zukünftiger Probleme bei der Datenwiederherstellung oder der Einhaltung von Compliance-Vorgaben, falls keine Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Daher ist Clean Core zunehmend mit Systemstabilität, Upgrade-Sicherheit und langfristiger Supportfähigkeit verknüpft.

Was definiert einen SAP Clean Core „A“-Ansatz für Dokumentenautomatisierung und -archivierung?

Der SAP Clean Core „A“-Ansatz gewährleistet, dass das SAP-System unverändert bleibt und keine kundenspezifischen Codes, Add-ins oder Transporte im Kernsystem enthält. Alle Funktionen zur Dokumentenautomatisierung und -archivierung werden über SAP-konforme Mechanismen wie APIs und parallele Services bereitgestellt. Die Lösungen sind SaaS- und Cloud-basiert, vollständig konfigurierbar und erfordern keine Programmierung. Insbesondere bei Standardprozessen wird ein standardkonformer Ansatz verfolgt, wobei sorgfältig geprüft wird, ob Anpassungen die langfristigen Kosten und die technische Verschuldung rechtfertigen. Dieser Ansatz fördert die Upgrade-Stabilität und Innovationsbereitschaft.

Wie lassen sich Metadaten, Automatisierung und KI-Anwendungsfälle realisieren, ohne gegen die SAP Clean Core-Prinzipien zu verstoßen?

Metadaten spielen eine zentrale Rolle für Automatisierung und KI unter Einhaltung der SAP Clean Core-Richtlinien. Durch die Anreicherung von Inhalten mit Metadaten außerhalb des SAP-Kerns können Unternehmen Governance-Workflows, intelligentes Routing und Aufgabenautomatisierung ohne benutzerdefinierten SAP-Code realisieren. Umfangreiche Metadaten liefern zudem den Kontext für präzise und zuverlässige generative KI-Anwendungsfälle und verbessern so die Akzeptanz und den messbaren ROI. Diese Funktionen gehen über die einfache Archivierung hinaus und ermöglichen wertschöpfende Automatisierung und intelligente Funktionen. Ohne ausreichende Metadaten sind fortgeschrittene Automatisierungs- und KI-Szenarien nicht realisierbar.

Wie sieht eine SAP Clean Core-Architektur in der Praxis aus?

Eine SAP Clean Core-Architektur nutzt von SAP freigegebene Integrationspfade, um Dokumente und Metadaten zu verschieben, ohne den SAP-Kern zu verändern. Anhänge und Ausgabedokumente werden mit ArchiveLink oder CMIS erfasst und von einer externen Regel-Engine verarbeitet. Metadaten werden über SAP BTP mithilfe von APIs gesammelt und anschließend zur Weiterleitung, Ablage und Verwaltung im Zielrepository bereitgestellt. Dieser Ansatz unterstützt Repositories wie Microsoft SharePoint Online, Box, IBM-Repositories oder AWS S3. Die Architektur demonstriert, wie Clean Core-Prinzipien mit realen Content-Flows in Unternehmen vereinbar sind.

Inwiefern ist Docuflow eine praktikable Alternative zu OpenText im Rahmen einer SAP Clean Core Strategie?

docuflow is designed from the ground up to support a SAP Clean Core “A” approach, whereas many legacy ECM platforms were built around deep SAP customizations. A Clean Core–aligned architecture requires no custom code, add-ins, or transports inside SAP, relying instead on SAP-approved APIs and side-by-side services. docuflow delivers document automation and archiving as a cloud-based SaaS solution that is fully configuration-driven, eliminating the need for user exits or embedded logic in the SAP core.
Unlike traditional ECM platforms, docuflow enables true repository choice, allowing organizations to store attachments, output, and data archives in repositories such as SharePoint, Box, IBM repositories, or object storage without custom development. This flexibility reduces long-term lock-in and lowers total cost of ownership by avoiding proprietary repositories and specialized skills. By combining no-code configuration, cloud delivery, and repository agnosticism, docuflow supports Clean Core compliance while remaining upgrade-stable and future-ready.

Wie können Unternehmen den SAP-Datenbank-Footprint reduzieren und gleichzeitig die SAP Clean Core-Compliance aufrechterhalten?

Um den Speicherbedarf der SAP-Datenbank zu reduzieren und gleichzeitig die SAP Clean Core-Konformität zu gewährleisten, müssen Dokumente und Ausgabedaten mithilfe von SAP-konformen Integrationsmethoden aus der SAP-Datenbank ausgelagert werden. docuflow ersetzt kundenspezifische ArchiveLink- und CMIS-Integrationen durch einen SaaS-basierten, konfigurationsgesteuerten Ansatz, der keinen kundenspezifischen Code im SAP-Kern erfordert. SAP-Geschäftsobjekte bleiben über Standardschnittstellen mit extern gespeicherten Inhalten verknüpft, während Dokumente in Cloud-basierten Repositories gespeichert werden.
Durch den Wegfall kundenspezifischer ArchiveLink- und CMIS-Implementierungen unterstützt docuflow Unternehmen dabei, das Datenbankwachstum zu kontrollieren, Infrastruktur- und Wartungskosten zu senken und Upgrade-Stabilität zu gewährleisten. Dieser Ansatz entspricht den SAP Clean Core „A“-Prinzipien und bietet Kunden gleichzeitig Flexibilität und langfristige Nachhaltigkeit ihrer Content-Architektur. Im Gegensatz zu herkömmlichen ECM-Plattformen ermöglicht docuflow die freie Wahl des Speicherorts. Unternehmen können Anhänge, Ausgaben und Datenarchive in Repositories wie SharePoint, Box, IBM-Repositories oder Objektspeichern ohne kundenspezifische Entwicklung speichern. Diese Flexibilität reduziert die langfristige Abhängigkeit von einem bestimmten Anbieter und senkt die Gesamtbetriebskosten, da proprietäre Repositories und spezielle Fachkenntnisse vermieden werden. Durch die Kombination von Konfiguration ohne Code, Cloud-Bereitstellung und Repository-Unabhängigkeit unterstützt docuflow die Clean Core-Konformität und bleibt gleichzeitig upgradefähig und zukunftssicher.

Über VersaFile

VersaFile ist ein führender Anbieter von SAP-integrierter Content-Automatisierung. Mit seiner Flaggschifflösung docuflow® by VersaFile unterstützt das Unternehmen Unternehmen bei der Automatisierung von Content- und Datenprozessen, der Modernisierung ihrer IT-Landschaften und der Vorbereitung auf eine KI-gestützte Zukunft. VersaFile hilft Organisationen weltweit, Komplexität zu reduzieren, die Gesamtbetriebskosten zu senken und messbare Geschäftsergebnisse zu erzielen.

Planen Sie Ihre SAP-Migration mit Zuversicht. Kombinieren Sie die Archivierung mit einem Clean Core-orientierten Ansatz, um Kosten zu senken und zukünftige Upgrades zu gewährleisten.